Організовувати власний час — це нескладна задача. Потрібно лише знати методи і техніки тайм-менеджменту, які допомагають розпоряджатися власним часом максимально ефективно. Ви щодня не встигаєте розібратися зі всіма задачами? Гід Онлайн пропонує найефективніші методи, завдяки яким ви навчитеся планувати свій день та нарешті будете встигати все.
Ефективний тайм-менеджмент - 9 схем організації власного часу
Фото: envato.com
Готуємося з вечора
Цей варіант ідеально підійде для людей, які важко просинаються ранком та довго налаштовуються на робочій лад. Зазвичай саме ці люди набагато продуктивніші ввечері. Тому скласти робочі та особисті задачі на наступний день краще в кінці дня.
Таким чином, прокидаючись ранком, вам буде набагато легше зорієнтуватися та не витрачати зайвий час на те, щоб розпланувати день. Планувати можна як вперед на один день, так і складати плани на тиждень. Так ви встигатимете зробити все заплановане і матимете перед собою конкретний план на день. Створювати такий план можна у щоденнику чи у застосунку.
Помідорна техніка
Так-так, все вірно! Помідорна техніка або Помадоро придумав Франческо Чирілло. Сутність цього методу полягає в тому, щоб встигнути зробити все заплановане за обмежений час: 25 хвилин. Тобто ви витрачаєте 25 хвилин на одну конкретну задачу, не відволікаючись ні на що. Потім зробіть тайм-аут на 5 хвилин і знову продовжуйте роботу протягом 25 хвилин.
Якщо ви закінчили з однією задачею, а час ще лишився, відразу переходьте до наступної задачі. Після чотирьох коротких циклів зробіть довгу перерву на 30-45 хвилин.
Ставити задачі й відстежувати час можна вручну за допомогою таймера і щоденника. А також можна використати спеціальні застосунки для смартфона чи планшета. Знайти їх можна за назвою методу — Pomadoro.
Список всіх справ
Фото: unsplash.com
Писати списки — це старий метод, який ідеально підійде для тих, хто забуває деякі задачі. Можна складати списки, прив’язуючись до конкретної дати або проміжку часу. Наприклад, задачі, які потрібно закрити в п’ятницю:
Скласти ТЗ для дизайнера;
Придбати подарунок дружині;
Замовити нову партію канцелярії в офіс;
Відвідати свято у дитячому садочку дитини.
Також списки можна складати, не прив’язуючись до конкретної дати. Навпаки: виберіть одну конкретну задачу і розпишіть все, що вам потрібно для неї зробити. Ось приклад.
Задача: створити дизайн етикеток для нового продукту
Вибрати дизайнера (провести співбесіду серед всіх кандидатів);
Створити для вибраного кандидата точне технічне завдання;
Перевірити готові варіанти, вибрати один та залишити всі правки;
Готовий дизайн етикеток утвердити з керівником та відправити їх у відділ маркетингу.
Їмо жабку зранку
Звісно мова йде не про справжніх жаб. Так Браян Трейсі називає складні задачі, з якими можуть виникнути труднощі чи непорозуміння. Фішка в тому, щоб виконати таку задачу, тобто з’їсти жабу, з самого ранку.
Адже зранку наш мозок ще не перенавантажений інформацією і сприймає все «дуже свіжо». Так ви з самого ранку розберетеся з найскладнішим і на день лишите собі прості завдання. Це допоможе не відкладати «на потім» і встигати буквально все.
Принцип трьох справ
Цей метод побудований на будуванні ієрархії та розставленні пріоритетів. Цей метод підійде для тих, хто береться за дрібні задачі та не встигає виконати важливіші. Автор техніки, Кріс Бейлі, пропонує кожен день планувати собі три важливі задачі й перш за все виконувати їх. А далі вже можете переходити до дрібних задач. Так ви не пропускатимете головне і швидше прийдете до своєї цілі.
Часові блоки
Фото: envato.com
Якщо ви завжди не встигаєте та не можете виконати всі свої задачі, то техніка часових блоків створена саме для вас. Фішка полягає в тому, щоб для кожної задачі обмежити час на її виконання. Протягом відведених годин ви будете зайняті виконанням лише однієї задачі, не відволікаючись. Так ви зможете встигнути все і тримати свої задачі під контролем! Ось приклад.
Середа:
9:00 — робоча конференція;
12:00 — розробити графіки для підлеглих;
14:00 — обідня перерва;
15:00 — розробити технічне завдання для дизайнера сайту;
17:00 — перевірити готовий проєкт та залишити правки;
18:00 — завершити всі задачі та створити список на наступний день;
Так, це дуже схоже на розпорядок дня. Розробляти часові блоки можна як на папері, так і у телефоні.
Автофокус
Цей метод ідеально підійде для тих, хто нікуди не поспішає і не має конкретних термінів, але все ж задачі виконувати потрібно. Марк Форстер, автор методу, пропонує для початку виписати всі задачі у великий список. Потім перечитайте увесь список і зрозумійте, яка задача є важливішою за інші особисто для вас. Після виконання викресліть цю задачу і перечитайте список знову і виберіть наступну задачу.
Метод 90 на 30
Це дуже простий метод для тих, кому потрібно чітко розмежувати роботу і відпочинок. Автор методики, Тоні Шварц, пропонує просту схему 90 на 30, де 90 хвилин ви присвячуєте виконанню задачі, а 30 — відпочинку. Для початку робіть всі найважчі задачі, поступово переходячи до простіших. Такі часові інтервали дисциплінують і допомагають встигати абсолютно все.
Матриця Ейзенхауера
Цю систему придумав Дуайт Ейзенхауер і вона допоможе встигати розбиратися абсолютно з усіма задачами. Для початку потрібно уявити чи зобразити на папері чотири блоки: термінове, нетермінове, а збоку — важливо, неважливо. Так у вас вийде 4 блоки.
Починайте розподіляти всі свої задачі за терміном і важливістю у всі чотири блоки. Важливі і термінові починайте робити прямо зараз, важливі, але не дуже термінові, заплануйте на найближчий час. Не важливі, але термінові, можете доручити іншим, а нетермінові і не дуже важливі просто видаліть.
Як бачите, організовувати свій час — це вже не така складна справа. Тому беріть всі ці техніки на замітку, тестуйте та встигайте зробити все, що запланували!
